Power-BI-Techniken, die Entscheidungen verändern

Die meisten Ratgeber zu fortgeschrittener Visualisierung handeln davon, was ein Werkzeug darstellen kann. Die schwierigere Frage ist, welche dieser Fähigkeiten verändern, was jemand entscheidet — und die Antwort ist eine viel kürzere Liste als der Funktionsumfang.

Ein Bericht, der bewundert und nicht genutzt wird, ist gescheitert, wie kunstvoll die Darstellung auch sei.

Von der Frage ausgehen, nicht vom Datensatz

Die häufigste Ursache eines ungenutzten Berichts ist, dass er aus dem gebaut wurde, was verfügbar war — statt aus dem, was jemand entscheiden musste.

Bevor Sie eine Darstellung wählen, schreiben Sie auf:

• Die Frage, die er beantwortet, in einem Satz
• Wer sie stellt, und wie oft
• Was diese Person je nach Antwort anders tut

Bleibt die dritte Zeile leer, rettet keine Visualisierungstechnik den Bericht. Das ist dieselbe Disziplin, die ein funktionierendes Führungs-Dashboard von einer Wanddekoration trennt — ausgeführt in KPI-Dashboards, die Führungskräfte wirklich nutzen.

Vergleich sichtbar machen, denn eine Zahl allein bedeutet nichts

CHF 2,4 Millionen Umsatz sind weder gut noch schlecht, bis sie neben etwas stehen. Nahezu jede wirklich nützliche Darstellung ist ein verkleideter Vergleich — gegen Plan, gegen Vorperiode, gegen einen Schwellenwert oder über eine Kategorie hinweg.

Praktisch heisst das:

• Immer die Referenz zeigen. Eine Kennzahlenkachel mit Ziellinie oder Differenz beantwortet eine Frage; dieselbe Kachel allein erzeugt eine.
• Kleine Mehrfachdarstellungen statt einer überladenen Grafik. Acht kleine Diagramme mit gemeinsamer Skala werden schneller gelesen als ein Diagramm mit acht Reihen, weil der Vergleich räumlich statt über Farbe läuft.
• Farbe für Bedeutung reservieren. Kodiert Farbe in einer Darstellung Kategorie und in der nächsten Leistung, hören Lesende auf, ihr zu trauen. Eine Bedeutung pro Bericht.

Drill-Pfade entlang des Denkens entwerfen

Der voreingestellte Drill folgt der Datenhierarchie. Nützlicher Drill folgt der Fragehierarchie — und die sind selten gleich.

Wer Umsatz unter Plan sieht, fragt «welche Region?», dann «welche Produkte in dieser Region?», dann «sind das wenige grosse Kunden oder ist es breit?». Ein auf der Lagerstruktur gebauter Pfad geht vielleicht Region → Land → Stadt und beantwortet eine Frage, die niemand gestellt hat.

Zwei Techniken, die den Aufwand wert sind:

Drill-Through auf eine Detailseite, die für eine Anschlussfrage entworfen ist, statt generischer Aufklappung. Der Bau kostet mehr — und es ist der Unterschied zwischen einem Bericht, der antwortet, und einem, der eine Analystin erfordert.

Vorhersehbare Kreuzfilterung. Mächtig und leicht zu übertreiben: Filtert jede Darstellung jede andere, verlieren Nutzende den Überblick darüber, was sie ansehen. Bewusst begrenzen und benennen, was was filtert.

Techniken, die sich meist nicht lohnen

Der Vollständigkeit halber, weil sie Bauzeit kosten:

• Eigene Visuals aus dem Marktplatz, ausser bei konkretem Bedarf. Sie bringen eine Abhängigkeit, ein Pflegerisiko und oft eine Frage dazu, wo gerendert wird.
• Animationen und Übergänge. In der Vorführung beeindruckend, im täglichen Gebrauch Störung.
• Dichte Diagramme mit mehreren Achsen. Braucht ein Diagramm eine Erklärung, wird es von allen falsch gelesen, die bei der Erklärung nicht dabei waren.
• Aktualisierung in Echtzeit, wenn die Entscheidung wöchentlich fällt. Sie erzeugt Kosten und Last ohne Entscheidungsnutzen.

Leistung, denn ein langsamer Bericht ist ein ungenutzter Bericht

Fortgeschrittene Darstellungen scheitern häufiger an der Reaktionszeit als an der Gestaltung. Drei Dinge erklären das meiste:

• Die Modellform. Ein gut strukturiertes Sternschema schlägt eine breite flache Tabelle in nahezu jeder Grösse. Das ist eine Modellierungsentscheidung, keine Darstellungsfrage.
• Komplexität der Kennzahlen. Berechnungen, die je Zeile über eine grosse Tabelle ausgewertet werden, sind die übliche Ursache einer langsamen Seite.
• Anzahl Darstellungen pro Seite. Jede Darstellung ist eine Abfrage. Zwanzig auf einer Seite sind zwanzig Abfragen bei jeder Interaktion.

Die praktische Regel: Dauert eine Seite mehr als ein paar Sekunden, öffnen Leute sie nicht mehr — und die Qualität der Gestaltung wird belanglos.

Die Schweizer Datenschutzebene

Berichte aggregieren häufiger Personendaten, als ihre Autorinnen beabsichtigen — Kundendatensätze, Personalkennzahlen, je nach Bereich auch Gesundheits- oder Finanzangaben.

Nach revDSG/nDSG und, wo EU-Daten betroffen sind, nach DSGVO gehören drei Fragen in den Entwurf und nicht in eine spätere Prüfung:

• Wo werden die Daten verarbeitet, und wer kann darauf zugreifen? Der Speicherort ist die einfache Hälfte; der Anbieter- und Supportzugriff ist die geprüfte.
• Braucht der Bericht überhaupt Personendaten? Aggregate und pseudonymisierte Daten beantworten die Geschäftsfrage meist genauso gut, bei einem Bruchteil der Pflichten. Die günstigste verfügbare Lösung — und die regelmässig übersprungene.
• Zeilenbasierte Sicherheit im Modell, nicht durch Ausblenden von Darstellungen. Ausgeblendet ist nicht dasselbe wie unzugänglich.

Weiterführend

• Power BI für Business Intelligence nutzen
• KPI-Dashboards, die Führungskräfte wirklich nutzen
• Daten & Analytics

Wenn Sie Berichte haben, die niemand öffnet, und wissen möchten warum, vereinbaren Sie ein Gespräch. Unverbindlich.